İş Analizi için uçtan uca tool önerisi

Siz de takdir edersiniz ki böyle sihirli bir tool yok gerçek dünyada.

Fakat daha ötesi var aslında.

Nasıl ki yazılım iyi business için iyi bir araçtır, aynı şekilde aklınıza gelen bütün analiz toolları da daha iyi analiz yapmak için birer araçtır. Ortada iyi bir analiz yoksa iyi toollar de işe yaramayacakır.

Diyelim iyi analiz yaptık. Hangi toollar bize daha çok yardımcı olur?

Yıllardan bu yana yaptığım gerek küçük, gerekse büyük proje analizlerinden öğrendiğim şu oldu. Hangi toolu en iyi kullanıyorsanız ve kendinizi rahat hissediyorsanız sizin için en iyi analiz toolu da odur. Excel, Word, Visio, Outlook, Html, Jira, TFS ve hatta dijital ortama aktarabiliyorsanız el yazısı, hiç farketmez. Çünkü artık birçok tool kendini oldukça geliştirdi. bir image capturing programı olan Snagit üzerinden bile akış çizebilir, user story detaylarını yazabilir ve mockup oluşturabilirsiniz. Tüm fonksiyonları çözüp analizi oluşturduysanız, kimse kullandığınığz toola bakmaz. Amacınız varsa tüm rüzgarları lehinize kullanabilirsiniz.

Burada kurumun önümüze koyduğu kurumsal süreç toolları olabilir ama bunlar genelde nihai analiz sonuçlarını kaydettiğimiz ortamlardır. Fakat analizi uzun bir yolculuğa benzetecek olursak kurumsal doküman yönetimi bu yolculuğun duraklarıdır. Yolculuk boyunca kimse analizi nasıl yaptığınıza bakmaz. 

Esas olan analiz aşamalarını kendimiz ve muhataplar açısından anlaşılır hale getirmekse en iyi oynadığımız oyuncağı kullanmalıyız. Zihnimizde her iş için bir tool matrisi oluşturmaya hiç gerek yok.Bir iki tool gayet yeterlidir. Odaklanmamız gereken şey şu olmalı. Analizin tüm aşamalarını gerçekleştirdim mi? İhtiyacı net anladım mı? İhtiyaca en optimum çözümü üretebildim mi? Çözümü yeterince detaylandırdım mı? Ve analiz sonuçlarını trace ettim mi? Shakespeare'nin dediği gibi "olmak ya da olmamak işte bütün mesele bu" diyoruz. İyi bir analiz kurgusu var mı yok mu? Bütün mesele bu...

Doğruyu yapacağım derken stratejileri unutmayalım

Vilfredo Pareto:

İtalya'nın önemli ekonomistlerinden.

Kendisi iş hayatında da birçok konuyu izah etmemize yarayacak teoriyi ortaya atmış. Aslında teori oluşturmamış ama "İtalya arazilerinin %80'i nüfusun en zengin %20'sine ait olsun/olmalı" deyince ardından gelenler bu teorinin iş dünyasında da doğru olduğunu varsayarak adına şu meşhur  Pareto kuramını oluşturmuşlar. Bizler de onların sayesinde biraz rahata kavuştuk ve bu oranlar kesin doğru olmasa da yaklaşık olarak birçok alanda kabul ettik. Kendisini anmayı boyun borcu bildik de başladık. Ruhu şad olsun.

Bu kısa hatırlatmadan geçelim bizim mevzuya. Özelde iş analizinde genelde de birçok IT rolünde hatırımızda daim taze tutmamız gereken bir bilgi olmalı. Pareto ile ilgilisi de var ki Vilfredo'yu da yad ettik. Zira, kurumların stratejilerini ve genel hedeflerini şirketin seçkin bir grubu oluşturur. Ve bu stratejilere göre kalan ahali çalışıp çabalayarak bu hedefe ulaşmaya çalışır. Yani %20 %80'nin nereye koşması gerektiğini belirler. Pareto muhtemelen burda biraz sapabilir. %20 biraz fazla gözüküyor. Az da olsa kurumun stratejileri biraz değişebilir ama unutmamak lazımki birçok kurum daha baştan stratejik hedeflerini belirler ve bu hedefleri üst düzey anlaşmalarda pazarlarlar. Örneğin, 10 milyon ciro hedefi olan bir e-ticaret şirketi bu hedefine göre bankalar, kargo şirketleri, firmalarla anlaşmalar yaparlar. Bu stratejiyi ancak olumlu yönde revize etmeyi önerebilirsiniz. Aksi halde başarısızlık önerilmiş olur ve bu hedefe götürmeyen her iş abesle iştigalden başka birşey değildir. 

Biz çalışanlar da, kendi alanlarımızda üniversitelerde dirsek çürütüp, işe başlayınca da birçok eğitimler ve iş deneyimleri elde ederek uzmanlaşmaya gayret ederiz. Yani profesyonel oluruz. Profesyoneller arasında da küçük farklılıklar olsa da genelde çözümler birbirine yakındır. Tek bir farkla ki kurum stratejileri dikkate alındığında insanlar aynı işte çok farklı tarz hareket edebilirler.

Kurum stratejilerini göz önüne alarak çalışanlar yaptıkları işlerin önüne stratejik hedefleri koyunca bazen kesin bildiği doğrudan ya sapar ya da vazgeçebilir. Diğer yandan büyük resmi görmeden hareket eden arkadaşlar ise mesleki doğruya göre hareket ederek küçük gerçeğin önündeki büyük gerçeğe aykırı davranırlar. Ve böyle davrandıklarını da belki de bilmediklerinden de memnuniyetsiz olurlar. Özellikle IT sektöründe oldukça yaygın bir kaos nedenidir.

Bazen kurumun çok açık ifade etmedikleri stratejileri de olabilir. Eğer kişiler bu stratejileri bir şekilde öğrenerek kendi payına düşen işi yapmaya başlamışsa işin gerçeklerinden öte stratejik gerçekleri referans almalıdır. Tabi stratejilerin etik olması önkoşulu her zaman geçerlidir.

Bu bağlamda iş analizinde ENTERPRISE ANALYSIS konusunu ayrıca ele alacağım.

Hepimize iyi eğlenceler:)